Sjekkliste for klart språk

Gå gjennom denne sjekklista før du sender teksten din. Du kan også få en kollega til å vurdere teksten ut ifra sjekklista.

1. Har mottakeren forutsetninger til å forstå teksten uten hjelp? 
2. Vil mottakeren forstå hva han skal gjøre etter å ha lest teksten? 
3. Henvender teksten seg direkte til mottakeren?  
4. Står det hvem som gjør hva? 
5. Er det lett å finne fram i teksten? 
6. Har setningene dine verb? 
7. Er språket forståelig for folk flest? 
8. Har du lest korrektur? 

• Se for deg den du skriver til: Kjenner mottakeren til faget, saken og regelverket fra før? Vurder hva mottakeren vet, og hva du bør forklare.
• Hvordan ville du forklart saken muntlig? Før du skriver, kan det være nyttig å tenke på teksten som en samtale og ikke et dokument.
• Ta bare med innhold som er relevant for leseren, og stryk resten.
• Hvis du skal sende samme tekst til mange ulike mottakere, bør du tilpasse teksten til den mottakeren som vet minst fra før.
• Ha som mål at mottakeren skal forstå innholdet etter første gjennomlesning.

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Viser til vedtak i KST, Sak 7/22" Dette er forkortelser som bare noen få forstår.

Skriv heller:

"Vi viser til vedtaket som ble gjort i Orkland kommunestyre 26. januar 2022."

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Overføringen omfatter alle faste ansatte som gjennom kartleggingsprosessen er definert å være omfattet av virksomhetsoverdragelsen, og som på overføringstidspunktet 1.1.2020 er i arbeid, i permisjon, under attføring eller i langvarig sykmelding." Her er det mye bakgrunnsinformasjon som ikke er relevant for mottakeren.

Skriv heller:

Overføringen gjelder for deg som 1. januar.2020 er

• i arbeid
• i permisjon
• under attføring
• i langvarig sykmelding

• Lag en overskrift som forteller hva teksten handler om.
• Vær bevisst på forskjellen mellom filnavn og overskrift. Et filnavn inneholder ofte mange interne forkortelser og faguttrykk.
• Skriv gjerne overskriften som en hel setning, men ikke bruk punktum eller utropstegn.
• Plasser det som er viktigst for mottakeren langt oppe i teksten. Se også skriveråd for ulike sjangre.

Eksempel 1

Ikke skriv

"Vedtak etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenesteloven, kap 3, andre ledd" Det er for teknisk og vagt.

Skriv heller

"Avslag på søknad om omsorgslønn" Denne overskriften sier mer om hva brevet er.

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Blablablablablalovparagrafblablablavedtakblablablablablalblablablaba. Blablablablablalovparagrafblablablavedu må svare på dette brevet blablablablablalblablablaba."

Det er vanskelig å oppdage en viktig beskjed når det ligger midt i et avsnitt, uten utheving og mellomrom.

Skriv heller:

Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla

Du må svare på dette brevet innen tre uker.

Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla

• Skriv «du» og «dere», og unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson som «man», «en», «mottaker», «søker», «bruker», «tiltakshaver» osv. (unntaket er saksframlegg, planer og strategier).
• Tonen i et brev er det første leseren legger merke til. Bruk en vennlig tone når du skriver, uansett hva budskapet er. Få gjerne en kollega til å lese gjennom brevet for å vurdere tonen før du sender ifra deg brevet.
• Det er ikke lenger vanlig å bruke høflighetsformene De, Dem og Deres. Det oppleves som stivt og bidrar til å skape avstand.
• Vær forsiktig med bruk av humor og ironi. Det kan ofte tolkes feil, og virke useriøst.
• Husk at vi skal snakke med innbyggerne, ikke til dem.

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Søker må legge ved siste skattemelding." Her står det ikke hvem som skal gjøre hva.

Skriv heller:

"Når du søker, må du legge ved den siste skattemeldingen din (selvangivelsen)."

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Vedtaket kan påklages." Det står ikke hvem som kan gjøre det.

Skriv heller:

"Du kan klage på vedtaket."

Det skal være lett å forstå hvem som er avsenderen av teksten. Introduser Orkland kommune og eventuelt enheten tidlig i teksten. Vi skal alltid bruke kommunens navn når vi sier noe om våre roller og oppgaver. Ellers i teksten kan du bruke «vi» for å variere språket.

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Takk for høringsuttalelse mottatt 30.1.2022. Den vil tas med videre når saken skal behandles." Her er det uklart klart hvem som følger opp hva.

Skriv heller:

"Takk for høringsuttalelsen som Orkland kommune mottok fra deg 30. juanuar 2022. Arealutvalget vil ta med uttalelsen når de skal behandle saken."

Eksempel 2

Ikke skriv:

«Det er utarbeidet egen ROS-analyse som ligger vedlagt planen». Her er det uklart hvem som har utarbeidet den.

Skriv heller:

«Orkland kommune har utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse. Du finner den som vedlegg til denne planen».

• Del teksten inn i avsnitt. Hvert avsnitt skal ha ett hovedbudskap, ikke mange. Avsnitt skal markeres med en åpen linje.
• Oppsummer hovedbudskapet i avsnittet som kommer, med ei overskrift (kalles «mellomoverskrift»). Leseren skal få oversikt over innholdet i teksten gjennom å lese mellom-overskriftene.
• For at alle skal kunne lese teksten, må skriftstørrelsen ikke være under punkt 11 eller over punkt 14. I Orkland kommune bruker vi skrifttypen Calibri.
• Sjekk at du har brukt riktige skriftstørrelser og fulgt reglene for grafisk utforming (se grafisk profil).
• Vurder om noe av innholdet kan organiseres i ei punktliste.

Eksempel

Ikke skriv

"Ved overføring til Orkland kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Agdenes kommune / Meldal kommune / Orkdal kommune / Snillfjord kommune. Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK). Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer."

Her er det mange viktige opplysninger i samme avsnitt. Ved å dele opp og sette inn mellomoverskrifter er det lettere å orientere seg i teksten.

Skriv heller:

Ansiennitet
Ved overføring til Orkland kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Agdenes kommune / Meldal kommune.

Pensjon
Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning et annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK).

Forsikring
Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer.

• Når vi skriver kommunale tekster, har mange en tendens til å gjøre verb om til substantiver. Det gjør teksten tung og abstrakt. Du bør derfor bruke verb tidlig i setningen istedenfor substantiver. Da får du tydeligere fram hvem som skal gjøre hva. Se etter substantiv som slutter på –ing eller –else, og skriv dem om til verb.
• Unngå å starte en setning med lange lovhenvisninger. Skriv dem heller til slutt i setningen, i parentes eller samle alle lovhenvisningene nederst i teksten.
• Hold deg til én tanke per setning. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger).
• Unngå tomme fraser som «i henhold til», «vedrørende» og «angående».

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Problematikk knyttet til bæring, gir i seg selv ingen rett til innvilgelse av søknad om HC-kort." Her har substantiver erstattet verb. Det er også satt inn forkortelser og ord som ikke tilfører setningen informasjon.

Skriv heller:

"Hvis du har problemer med å bære, gir ikke det i seg selv krav på parkeringstillatelse."

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Vi har nå foretatt en endring av prisene i kulturskolen." Foreta en endring er en tung måte å si «endre» på.

Skriv heller:

"Vi har endret prisene i kulturskolen."

• Velg ord som ligger nær dagligspråket. Unngå gammeldagse ord og uttrykk. Styr også unna abstrakte ord med vagt innhold.
• Forklar et faguttrykk første gang du bruker det.
• Unngå å bruke forkortelser. I tilfeller der det er mest praktisk å bruke forkortelser, er det viktig at du forklarer hva forkortelsen betyr første gangen du bruker ordet i teksten.
• Bytt ut floskler og klisjeer med konkrete ord.

Eksempel 1

Ikke skriv

"Mottaker anmodes om å oppgi kontoopplysninger."

Skriv heller:

Vi ber deg om å oppgi kontoopplysningene dine.

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Retningslinjene gjelder i forhold til ansattes bruk av sosiale medier." Dette er feil bruk av uttrykket «i forhold til»

Skriv heller:

"Retningslinjene gjelder for ansattes bruk av sosiale medier."

• Bruk stavekontrollen.
• Bruk denne språkprofilen og sprakradet.no som oppslagsverk.
• Få en kollega til å lese gjennom teksten før du sender den til mottakeren. Få den som leser gjennom teksten, til å bruke sjekklista for klarspråk.
• Trenger du hjelp? Send en forespørsel til kommunikasjonsavdeling på e-post kommunikasjon@orkland.kommune.no